Indústria por encomenda
Os pedidos de orçamento chegam à equipa já lidos e preparados.
A Crafteer.ai lê o que entra por email e WhatsApp, extrai as especificações, incluindo de anexos em PDF e imagens, e prepara o orçamento em rascunho com os preços do ERP. A sua equipa revê e aprova; o orçamento segue para o cliente e para o ERP. Com as mesmas pessoas, a empresa responde a mais pedidos.
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Orçamentos parados na caixa de entrada
O pedido chega com material, medidas e quantidades espalhados pelo email. Até alguém o abrir e passar para o sistema, o cliente espera. Quando a resposta demora, o cliente pede preço a outro fornecedor.
Os mesmos dados escritos várias vezes
O comercial copia a especificação para o ERP, depois para a folha do orçamento, depois para o email de resposta. É trabalho repetido que ocupa quem devia estar a falar com clientes.
Perguntas de prazo que interrompem toda a gente
«Para quando conseguem as 300 peças?» Para responder, alguém vai ver o plano ou pergunta à produção. A mesma pergunta repete-se ao longo do dia, de clientes diferentes.
Um pedido de orçamento, do email à proposta
- 1Chega um email a pedir orçamento para 500 suportes em aço inox, com desenho em anexo e entrega daqui a seis semanas.
- 2Lê o pedido e extrai cliente, material, quantidade, medidas e prazo pedido.
- 3Consulta a ficha do cliente e os prazos de produção nos dados da empresa.
- 4Prepara o pedido em rascunho com os dados do ERP e deixa a proposta e o email de resposta prontos no chat.
- 5Aprova o comercial responsável: revê, ajusta o que for preciso e carrega em «Aprovar e enviar».
Como a Crafteer.ai ajuda
Lê o pedido e extrai as especificações
Do email ou da mensagem de WhatsApp, a Crafteer.ai tira o que interessa: cliente, referência, material, medidas, quantidades e prazo pedido. A equipa recebe o pedido arrumado, sem copiar nada.
Orçamento em rascunho, com os preços do ERP
A Crafteer.ai calcula os preços a partir do ERP ou de uma tabela definida na Crafteer.ai e cria o orçamento em rascunho. Depois de aprovado, segue para o ERP (PHC, Primavera, Sage ou outro).
Prepara a proposta e a resposta ao cliente
Com os dados do pedido, prepara o rascunho da proposta e do email. Fica num cartão no chat à espera de aprovação. A pessoa aprova e envia, ou pede ajustes por escrito ou por voz.
Responde sobre prazos e encomendas
No chat, pergunta-se «em que ponto está a encomenda deste cliente?» ou «qual é o prazo para esta referência?». A resposta vem dos dados da empresa.
O que a Crafteer.ai trata numa indústria por encomenda
Pedidos de orçamento
Especificações lidas do email e dos anexos em PDF e imagem, com o orçamento em rascunho.
Preços do ERP
Calculados a partir do ERP ou de uma tabela definida na Crafteer.ai.
Encomendas
Criadas em rascunho e enviadas para o ERP assim que alguém aprova.
Orçamentos sem resposta
Lembra a equipa das propostas que ficaram sem resposta e prepara o seguimento.
Estado das encomendas
Pergunta-se no chat em que ponto está uma encomenda e a resposta vem do ERP.
Faturas a vencer
Prepara o lembrete ao cliente antes do vencimento, para a equipa aprovar.
Perguntas frequentes
A Crafteer.ai lê os desenhos técnicos que vêm em anexo?
Sim. A Crafteer.ai extrai informação de PDFs, imagens e outros documentos anexados, além do texto do email.
Temos de mudar de ERP?
Não. A Crafteer.ai trabalha por cima do sistema que a empresa já usa. Está integrada com PHC, Primavera e Sage, e também pode deixar os dados em Excel. Também analisamos a integração com outros ERPs, como SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Eticadata ou Gestecno. Quando um ERP não tem API, usamos outras técnicas de integração, avaliadas caso a caso.
A Crafteer.ai calcula o preço do orçamento?
A Crafteer.ai calcula os preços a partir do ERP ou de uma tabela de preços definida na Crafteer.ai, e prepara o rascunho do orçamento para alguém da equipa aprovar.
Alguma proposta sai sem alguém a ver?
Só se a sua empresa assim o definir. Em cada procedimento escolhe que passos correm sozinhos e quais esperam aprovação. Os que esperam ficam num cartão no chat, com o rascunho pronto para aprovar e enviar ou para pedir ajustes por escrito ou por voz.
Como é que a Crafteer.ai aprende o nosso processo de orçamentação?
Cada processo corre como um SOP, um procedimento passo a passo. Cria-se a descrever o processo por escrito ou por voz, como se explicaria a um colega novo. Na implementação, a equipa da LucidHorizon monta os primeiros SOPs com a sua equipa.
Quem faz a implementação e quanto tempo demora?
A implementação é feita pela equipa da LucidHorizon, depois de uma demonstração. O prazo depende de cada empresa e é avaliado depois do levantamento dos processos.