Distribuição
No tempo de lançar uma encomenda, a equipa aprova várias.
A Crafteer.ai lê as encomendas que os seus clientes profissionais mandam por WhatsApp e email, identifica artigos e quantidades e cria a encomenda em rascunho, com o stock e os preços do ERP. O comercial aprova e a encomenda segue sozinha para o ERP. As vendas crescem sem aumentar a equipa ao mesmo ritmo.
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Encomendas que vivem no telemóvel do comercial
O cliente manda a encomenda por WhatsApp ao fim do dia. Fica no telemóvel até o comercial a passar para o ERP no dia seguinte. Se ele estiver de férias, a encomenda espera.
«Têm em stock?» dezenas de vezes por dia
Cada pergunta de stock ou de prazo obriga alguém a abrir o ERP, procurar o artigo e responder. Com um catálogo grande, é uma parte enorme do dia de quem atende.
Encomendas escritas à maneira de cada cliente
Um cliente escreve a referência, outro escreve o nome comercial, outro manda uma foto da lista. Alguém tem de traduzir tudo para os artigos certos antes de lançar a encomenda.
Uma encomenda por WhatsApp, da mensagem à confirmação
- 1Chega pelo WhatsApp: «Bom dia, mandem-me 40 caixas de luvas nitrilo M e 10 de L para quinta-feira.»
- 2Lê a mensagem, identifica o cliente e extrai os dois artigos, as quantidades e a data de entrega.
- 3Consulta o stock dos dois artigos e o prazo de entrega para a zona do cliente nos dados da empresa.
- 4Cria a encomenda em rascunho e a mensagem de confirmação ao cliente.
- 5O comercial aprova no cartão do chat: a encomenda segue para o ERP e a confirmação para o cliente.
Como a Crafteer.ai ajuda
Lê encomendas no email e no WhatsApp
A Crafteer.ai lê a mensagem, identifica o cliente e extrai artigos, quantidades e data de entrega. A encomenda fica organizada no chat, mesmo que tenha chegado às onze da noite.
Encomenda em rascunho, enviada ao aprovar
A encomenda fica em rascunho na Crafteer.ai. Assim que o comercial aprova, segue automaticamente para o ERP (PHC, Primavera, Sage ou outro) ou para Excel.
Responde sobre stock e prazos
Pergunta-se no chat «quantas caixas temos da referência 2040?» ou «quando chega a próxima entrega?». A resposta vem dos dados da empresa. A resposta ao cliente fica preparada para a equipa aprovar.
Avisa quando um cliente falha uma encomenda
Uma tabela com o histórico de encomendas atualiza-se sozinha. Quando um cliente habitual falha a encomenda do costume, a Crafteer.ai cria uma atividade e prepara o contacto para o comercial aprovar.
O que a Crafteer.ai trata numa distribuidora
Encomendas por WhatsApp e email
Lidas, com os artigos certos do catálogo, e criadas em rascunho para o comercial aprovar.
Perguntas de stock e prazos
Respondidas com o stock e os preços do ERP, em tempo real quando a API o permite.
Preços e condições por cliente
A encomenda sai com a tabela e as condições de cada cliente, tiradas do ERP.
Clientes que falham a encomenda
Quando um cliente habitual não encomenda no ritmo do costume, cria uma atividade e prepara o contacto.
Orçamentos sem resposta
Lembra a equipa das propostas enviadas que ficaram sem resposta e prepara o seguimento.
Faturas a vencer
Prepara o lembrete ao cliente antes do vencimento, para a equipa aprovar.
Perguntas frequentes
A Crafteer.ai percebe quando o cliente escreve o nome do artigo à sua maneira?
Sim, desde que o catálogo tenha a informação básica de cada artigo: fornecedor, nome e família. Com isso, a Crafteer.ai associa descrições como «40 caixas das azuis» ao artigo certo.
Funciona com o WhatsApp de cada comercial ou só com um número da empresa?
Não é preciso WhatsApp Business. A Crafteer.ai liga-se ao número da empresa ou ao número de cada comercial, pessoal ou de trabalho; escolhe-se uma das duas opções.
Os clientes recebem respostas automáticas?
Não. As encomendas ficam em rascunho na Crafteer.ai e as respostas aos clientes num cartão no chat, com o rascunho pronto. O comercial aprova e só então a encomenda segue para o ERP e a resposta para o cliente.
Temos de mudar de ERP?
Não. A Crafteer.ai trabalha por cima do sistema que a empresa já usa. Está integrada com PHC, Primavera e Sage, e também pode deixar os dados em Excel. Também analisamos a integração com outros ERPs, como SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Eticadata ou Gestecno. Quando um ERP não tem API, usamos outras técnicas de integração, avaliadas caso a caso.
E as encomendas que entram por telefone?
O Scriva, da mesma empresa, transcreve as chamadas e transforma-as no que for o objetivo da chamada: um pedido, uma atividade ou um novo cliente na Crafteer.ai.
Como se ensina à Crafteer.ai a forma como tratamos uma encomenda?
Cada processo corre como um SOP, um procedimento passo a passo. Cria-se a descrever o processo por escrito ou por voz. A equipa da LucidHorizon monta os primeiros SOPs com a sua equipa na implementação.