Fabrication à la commande
Les demandes de devis arrivent à l'équipe déjà lues et préparées.
Crafteer.ai lit ce qui arrive par email et WhatsApp, extrait les spécifications, y compris dans les pièces jointes PDF et les images, et prépare le devis en brouillon avec les prix de l'ERP. Votre équipe relit et valide ; le devis part chez le client et dans l'ERP. Avec les mêmes personnes, l'entreprise répond à plus de demandes.
Réserver une démoCe qui pèse aujourd'hui sur l'équipe
Des devis bloqués dans la boîte de réception
La demande arrive avec la matière, les dimensions et les quantités éparpillées dans l'email. Tant que personne ne l'ouvre et ne la saisit dans le système, le client attend. Quand la réponse tarde, le client demande un prix à un autre fournisseur.
Les mêmes données saisies plusieurs fois
Le commercial recopie la spécification dans l'ERP, puis dans la feuille de devis, puis dans l'email de réponse. C'est un travail répétitif qui occupe ceux qui devraient parler aux clients.
Des questions de délai qui interrompent tout le monde
« Pour quand pouvez-vous livrer les 300 pièces ? » Pour répondre, quelqu'un va consulter le planning ou demande à la production. La même question revient toute la journée, de clients différents.
Une demande de devis, de l'email à la proposition
- 1Un email arrive avec une demande de devis pour 500 supports en acier inoxydable, plan en pièce jointe et livraison dans six semaines.
- 2Lit la demande et extrait le client, la matière, la quantité, les dimensions et le délai demandé.
- 3Consulte la fiche du client et les délais de production dans les données de l'entreprise.
- 4Prépare la commande pour l'ERP et dépose dans le chat le brouillon de la proposition et de l'email de réponse.
- 5Le commercial responsable valide : il relit, ajuste ce qu'il faut et clique sur « Valider et envoyer ».
Ce que fait Crafteer.ai
Lit la demande et extrait les spécifications
Dans l'email ou le message WhatsApp, Crafteer.ai récupère ce qui compte : client, référence, matière, dimensions, quantités et délai demandé. L'équipe reçoit la demande en ordre, sans rien recopier.
Devis en brouillon, avec les prix de l'ERP
Crafteer.ai calcule les prix à partir de l'ERP ou d'une grille définie dans Crafteer.ai et crée le devis en brouillon. Une fois validé, il part dans l'ERP (PHC, Primavera, Sage ou autre).
Prépare la proposition et la réponse au client
Avec les données de la demande, elle prépare le brouillon de la proposition et de l'email. Il attend la validation sur une carte dans le chat. La personne valide et envoie, ou demande des ajustements par écrit ou à l'oral.
Répond sur les délais et les commandes
Dans le chat, on demande « où en est la commande de ce client ? » ou « quel est le délai pour cette référence ? ». La réponse vient des données de l'entreprise.
Ce que Crafteer.ai prend en charge dans la fabrication à la commande
Demandes de devis
Spécifications lues dans l'email et dans les pièces jointes PDF et images, avec le devis en brouillon.
Prix de l'ERP
Calculés à partir de l'ERP ou d'une grille définie dans Crafteer.ai.
Commandes
Créées en brouillon et envoyées dans l'ERP dès qu'une personne les valide.
Devis sans réponse
Rappelle à l'équipe les propositions restées sans réponse et prépare la relance.
Suivi des commandes
On demande dans le chat où en est une commande et la réponse vient de l'ERP.
Factures à échéance
Prépare le rappel au client avant l'échéance, pour que l'équipe le valide.
Questions fréquentes
Crafteer.ai lit-elle les plans techniques envoyés en pièce jointe ?
Oui. Crafteer.ai extrait les informations des PDF, des images et des autres documents joints, en plus du texte de l'email.
Faut-il changer d'ERP ?
Non. Crafteer.ai travaille par-dessus le système que l'entreprise utilise déjà. Elle est intégrée à PHC, Primavera et Sage, et peut aussi déposer les données dans Excel. Nous étudions aussi l'intégration avec d'autres ERP, comme SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Eticadata ou Gestecno. Quand un ERP n'a pas d'API, nous utilisons d'autres techniques d'intégration, évaluées au cas par cas.
Crafteer.ai calcule-t-elle le prix du devis ?
Crafteer.ai calcule les prix à partir de l'ERP ou d'une grille tarifaire définie dans Crafteer.ai, et prépare le brouillon du devis pour qu'une personne de l'équipe le valide.
Une proposition peut-elle partir sans que personne ne la voie ?
Seulement si votre entreprise le décide. Dans chaque procédure, vous choisissez quelles étapes tournent seules et lesquelles attendent une validation. Celles qui attendent restent sur une carte dans le chat, avec le brouillon prêt à valider et envoyer, ou à ajuster par écrit ou à l'oral.
Comment Crafteer.ai apprend-elle notre façon de faire les devis ?
Chaque processus tourne comme une procédure (SOP), étape par étape. On la crée en décrivant le processus par écrit ou à l'oral, comme on l'expliquerait à un nouveau collègue. Pendant le déploiement, l'équipe de LucidHorizon met en place les premières procédures avec votre équipe.
Qui s'occupe du déploiement et combien de temps cela prend-il ?
Le déploiement est assuré par l'équipe de LucidHorizon, après une démo. Le délai dépend de chaque entreprise et il est évalué après l'analyse des processus.