Distribution
Le temps de saisir une commande, l'équipe en valide plusieurs.
Crafteer.ai lit les commandes que vos clients professionnels envoient par WhatsApp et par email, identifie les articles et les quantités et crée la commande en brouillon, avec le stock et les prix de l'ERP. Le commercial valide et la commande part toute seule dans l'ERP. Les ventes augmentent sans que l'équipe grandisse au même rythme.
Réserver une démoCe qui pèse aujourd'hui sur l'équipe
Des commandes qui vivent dans le téléphone du commercial
Le client envoie sa commande par WhatsApp en fin de journée. Elle reste dans le téléphone jusqu'à ce que le commercial la saisisse dans l'ERP le lendemain. S'il est en congé, la commande attend.
« Vous l'avez en stock ? » des dizaines de fois par jour
Chaque question de stock ou de délai oblige quelqu'un à ouvrir l'ERP, chercher l'article et répondre. Avec un gros catalogue, cela prend une part énorme de la journée de ceux qui répondent aux clients.
Des commandes rédigées à la façon de chaque client
Un client écrit la référence, un autre le nom commercial, un autre envoie une photo de sa liste. Quelqu'un doit tout traduire en articles corrects avant de saisir la commande.
Une commande par WhatsApp, du message à la confirmation
- 1Arrive par WhatsApp : « Bonjour, envoyez-moi 40 cartons de gants nitrile M et 10 de L pour jeudi. »
- 2Lit le message, identifie le client et extrait les deux articles, les quantités et la date de livraison.
- 3Vérifie dans les données de l'entreprise le stock des deux articles et le délai de livraison pour la zone du client.
- 4Crée la commande en brouillon et le message de confirmation au client.
- 5Le commercial valide sur la carte du chat : la commande part dans l'ERP et la confirmation chez le client.
Ce que fait Crafteer.ai
Lit les commandes reçues par email et WhatsApp
Crafteer.ai lit le message, identifie le client et extrait les articles, les quantités et la date de livraison. La commande est organisée dans le chat, même si elle est arrivée à onze heures du soir.
Commande en brouillon, envoyée dès la validation
La commande reste en brouillon dans Crafteer.ai. Dès que le commercial la valide, elle part automatiquement dans l'ERP (PHC, Primavera, Sage ou autre) ou dans Excel.
Répond sur le stock et les délais
On demande dans le chat « combien de cartons avons-nous de la référence 2040 ? » ou « quand arrive la prochaine livraison ? ». La réponse vient des données de l'entreprise. La réponse au client est préparée pour que l'équipe la valide.
Signale quand un client ne passe pas sa commande
Un tableau avec l'historique des commandes se met à jour tout seul. Quand un client régulier ne passe pas sa commande habituelle, Crafteer.ai crée une activité et prépare la prise de contact pour que le commercial la valide.
Ce que Crafteer.ai prend en charge chez un distributeur
Commandes par WhatsApp et email
Lues, avec les bons articles du catalogue, et créées en brouillon pour que le commercial les valide.
Questions de stock et de délais
Traitées avec le stock et les prix de l'ERP, en temps réel quand l'API le permet.
Prix et conditions par client
La commande sort avec le tarif et les conditions de chaque client, repris de l'ERP.
Clients qui ne passent pas commande
Quand un client régulier ne commande pas au rythme habituel, crée une activité et prépare la prise de contact.
Devis sans réponse
Rappelle à l'équipe les propositions envoyées restées sans réponse et prépare la relance.
Factures à échéance
Prépare le rappel au client avant l'échéance, pour que l'équipe le valide.
Questions fréquentes
Crafteer.ai comprend-elle quand le client nomme l'article à sa façon ?
Oui, à condition que le catalogue contienne les informations de base de chaque article : fournisseur, nom et famille. Avec cela, Crafteer.ai associe des descriptions comme « 40 cartons des bleus » au bon article.
Cela fonctionne-t-il avec le WhatsApp de chaque commercial ou seulement avec un numéro de l'entreprise ?
Pas besoin de WhatsApp Business. Crafteer.ai se connecte au numéro de l'entreprise ou au numéro de chaque commercial, personnel ou professionnel ; on choisit l'une des deux options.
Les clients reçoivent-ils des réponses automatiques ?
Non. Les commandes restent en brouillon dans Crafteer.ai et les réponses aux clients sur une carte dans le chat, avec le brouillon prêt. Le commercial valide, et c'est seulement à ce moment que la commande part dans l'ERP et la réponse chez le client.
Faut-il changer d'ERP ?
Non. Crafteer.ai travaille par-dessus le système que l'entreprise utilise déjà. Elle est intégrée à PHC, Primavera et Sage, et peut aussi déposer les données dans Excel. Nous étudions aussi l'intégration avec d'autres ERP, comme SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Eticadata ou Gestecno. Quand un ERP n'a pas d'API, nous utilisons d'autres techniques d'intégration, évaluées au cas par cas.
Et les commandes passées par téléphone ?
Scriva, de la même entreprise, transcrit les appels et les transforme en ce qui correspond à l'objet de l'appel : une demande, une activité ou un nouveau client dans Crafteer.ai.
Comment apprend-on à Crafteer.ai la façon dont nous traitons une commande ?
Chaque processus tourne comme une procédure (SOP), étape par étape. On la crée en décrivant le processus par écrit ou à l'oral. L'équipe de LucidHorizon met en place les premières procédures avec votre équipe pendant le déploiement.