Cómo responder a solicitudes de presupuesto por email y WhatsApp sin copiar nada al ERP

Una solicitud de presupuesto parece sencilla. Llega por email o por WhatsApp, en un mensaje como este:

Buenos días. Necesitamos presupuesto para 40 cajas de los guantes de nitrilo azules y 15 cajas del desengrasante grande, iguales que los del mes pasado, con entrega en nuestra tienda de Braga antes del día 30. Gracias.

Quien ya ha gestionado solicitudes así sabe que la respuesta no se escribe en dos minutos. Esta guía muestra el recorrido habitual, dónde se pierde el tiempo y cómo queda la misma solicitud con Crafteer.ai.

Cómo se suele hacer

En muchas empresas que venden a otras empresas, el recorrido es más o menos este:

1. Alguien abre el email o el mensaje e intenta averiguar quién es el cliente. A veces por la dirección o por el número, a veces por el nombre de la empresa en la firma.
2. Abre el ERP y busca la ficha del cliente.
3. Intenta averiguar qué productos son. El cliente escribe «guantes de nitrilo azules» y en el ERP el artículo tiene otro nombre, así que revisa los pedidos anteriores del cliente para encontrar las referencias. Después mira el precio que se aplica a ese cliente.
4. Confirma el stock y calcula si el plazo pedido es posible.
5. Crea la propuesta en el ERP, o en un documento aparte, y exporta el PDF.
6. Vuelve al email o a WhatsApp, redacta la respuesta, adjunta la propuesta y la envía.
7. Si hay CRM, registra allí la propuesta. Si el día está lleno, queda para mañana.

Ninguno de estos pasos es difícil. El problema es que se repiten decenas de veces por semana y que cada uno obliga a cambiar de pantalla.

Dónde se pierde el tiempo

• El ir y venir entre el email, WhatsApp y el ERP. Cada solicitud obliga a copiar datos de un lado a otro, a veces línea a línea.
• Solicitudes sin referencia. El cliente escribe el nombre que usa a diario, que casi nunca es el del ERP, o manda la lista dentro de un adjunto. Cada línea exige una búsqueda más.
• La espera. La solicitud se queda en la bandeja de entrada o en el móvil hasta que alguien tiene media hora libre. Para el cliente, ese es el tiempo que cuenta, y muchas veces es entonces cuando otro proveedor responde primero.
• Errores al teclear. Una cantidad equivocada pasa a la propuesta y, si nadie se da cuenta, al pedido.

Cómo queda con Crafteer.ai, en cinco pasos

1. Llega la solicitud

La solicitud llega como siempre ha llegado: al email de la empresa, en Outlook o en Gmail, o a WhatsApp, al número de la empresa o del comercial. Crafteer.ai trata las dos vías de la misma manera, y el cliente no cambia nada en su forma de pedir.

2. Crafteer.ai lee la solicitud

Entiende que es una solicitud de presupuesto y extrae los datos: quién la pide, qué productos, qué cantidades, dónde y hasta cuándo hay que entregar. Como el cliente casi nunca da la referencia, cruza los nombres que usa con su historial de compras y los pedidos anteriores para llegar a los artículos correctos del ERP. Si la lista viene en un adjunto, lee el adjunto. Si hay dudas entre dos productos, pregunta al equipo.

3. Consulta el ERP

Busca en PHC, Primavera o Sage la ficha del cliente, los precios que se aplican y el stock de cada referencia. Nadie ha tenido que abrir el ERP.

4. Prepara la propuesta y la respuesta

Sigue el procedimiento de su empresa para solicitudes de presupuesto: qué condiciones aplicar, qué decir cuando una referencia no tiene stock, qué texto usar. Prepara la propuesta y redacta el email de respuesta.

5. El equipo aprueba

La respuesta aparece en el chat en una tarjeta «Esperándote», con la propuesta y el borrador listos, ya sea un email o un mensaje de WhatsApp. Si está bien, basta con pulsar Aprobar y enviar. Si quiere cambiar algo, pulsa Seguir en el chat y lo pide, por escrito o de viva voz, por ejemplo: «aplica un 5% en la referencia sin stock». Crafteer.ai rehace el borrador y se lo vuelve a poner delante.

Una vez enviada, la respuesta queda registrada en la cuenta del cliente y la oportunidad se actualiza.

¿Y cuando la solicitud llega por teléfono?

El teléfono todavía no está conectado a Crafteer.ai, pero la solicitud no tiene por qué quedarse en un papel. Quien atiende describe la llamada en el chat, por escrito o de viva voz, durante la conversación o justo después:

Rui Matos ha llamado para pedir presupuesto de 40 cajas de los guantes azules, con entrega en Braga antes del día 30.

A partir de ahí, el recorrido es el mismo. Crafteer.ai identifica al cliente y los productos, consulta el ERP y prepara la propuesta y la respuesta para aprobar.

Qué se ejecuta solo y qué espera por usted

La regla es sencilla. El trabajo interno se ejecuta solo. Lo que sale hacia fuera, o lo que requiere una decisión, espera a una persona.

Se ejecuta solo:

• leer y clasificar los emails y los mensajes de WhatsApp que llegan;
• extraer los datos de la solicitud y de los adjuntos;
• consultar precios, stock y plazos en el ERP;
• registrar la solicitud y la propuesta en la cuenta del cliente.

Espera al equipo:

• la respuesta con la propuesta, antes de enviarse al cliente;
• descuentos y excepciones que el procedimiento no prevé;
• solicitudes en las que falta información. En esos casos, Crafteer.ai pregunta en el chat en lugar de adivinar.

Por dónde empezar

No hace falta gestionar todas las solicitudes a la vez. Le sugerimos empezar así:

1. Elija un tipo de solicitud. Los presupuestos de productos de catálogo son un buen comienzo, porque los pasos se repiten casi siempre.
2. Reúna algunas solicitudes reales de ese tipo, por email o WhatsApp. Incluya las más desordenadas. Son las que muestran las excepciones.
3. Describa lo que hace el equipo. Como se lo explicaría a alguien que ha entrado esta semana: dónde busca el precio, qué hace cuando no hay stock, quién decide un descuento. Puede describirlo con palabras o por voz. Explicamos cómo en una guía aparte, sobre qué es un procedimiento.
4. Revise todo lo que sale. Al principio, tiene sentido aprobar cada respuesta con calma y pedir ajustes. Así es como el equipo gana confianza en lo que prepara Crafteer.ai.

La implantación la hace el equipo de LucidHorizon, después de una demostración. Conectamos el email, WhatsApp y el ERP y escribimos con usted los primeros procedimientos. Si trabaja en industria bajo pedido o en distribución, las páginas de cada sector muestran ejemplos más cercanos a su día a día.