A Crafteer.ai não é um CRM

Quando mostramos a Crafteer.ai pela primeira vez, a pergunta aparece quase sempre nos primeiros minutos: «Então isto é um CRM?»

Percebe-se. No menu há contas, contactos e negócios. Cada cliente tem um histórico. Mas não foi para isso que a fizemos, e a diferença muda a forma como a sua equipa passa o dia.

O problema de um CRM numa PME

Um CRM é uma base de dados que alguém tem de alimentar. Funciona bem quando a equipa regista cada chamada e cada proposta, e quando muda a fase do negócio no dia em que ele muda. Numa equipa comercial pequena, esse registo é a primeira coisa a cair quando o dia aperta.

Os pedidos chegam por email e por WhatsApp. A resposta tem de sair hoje. Atualizar o CRM fica para depois e, muitas vezes, para nunca. Com o tempo, o CRM diz uma coisa e o ERP tem a versão verdadeira das encomendas. Quem quer saber como está um cliente acaba por perguntar a um colega.

O que a Crafteer.ai faz

A Crafteer.ai parte do trabalho que chega. Lê os emails (Outlook ou Gmail) e as mensagens de WhatsApp da empresa e percebe o que é pedido, um orçamento ou uma encomenda, por exemplo. Tira os dados que interessam: o cliente, as referências, as quantidades, o prazo.

Depois faz o que uma pessoa faria a seguir. Vai ao ERP (PHC, Primavera ou Sage) consultar preços e stock, prepara a encomenda ou o orçamento em rascunho e escreve a resposta. Quando alguém da equipa aprova, tudo segue para o ERP e para o cliente. Cada processo corre como um procedimento escrito pela sua empresa, passo a passo.

O trabalho interno corre sozinho. O que sai para um cliente espera por uma pessoa. O email ou a mensagem aparece no chat num cartão «À tua espera», com o rascunho pronto. Quem está a acompanhar carrega em Aprovar e enviar. Se quiser mudar alguma coisa, carrega em Continuar no chat e pede o ajuste, por escrito ou de viva voz.

Há ainda uma parte que um CRM não faz por si: a Crafteer.ai acompanha o histórico de cada cliente e avisa quando alguma coisa foge ao habitual, como uma proposta que ficou dias sem resposta. E traz a mensagem de seguimento já escrita, à espera de aprovação como todas as outras.

E o CRM?

Fica atualizado como consequência do trabalho feito. Quando a Crafteer.ai trata de um pedido de orçamento, o contacto fica associado à conta certa e o negócio é criado ou avança de fase. A proposta enviada fica no histórico do cliente. Ninguém teve de abrir uma ficha para preencher campos.

As contas, os contactos e os negócios continuam lá para a equipa consultar. Só que a razão para usar a Crafteer.ai está noutro sítio: no trabalho que deixa de ser feito à mão.

A diferença para um gestor de email

Há ferramentas muito boas para gerir a caixa de correio. O Superhuman é o exemplo mais conhecido. Torna o email mais rápido, com atalhos de teclado e ajuda da IA para escrever respostas. Para quem passa o dia no email, poupa tempo a sério.

Numa PME, porém, escrever a resposta costuma ser a parte mais curta do trabalho. Antes dela, alguém foi ao ERP ver o preço, confirmou o stock, calculou o prazo e, às vezes, lançou uma encomenda. Um gestor de canais ajuda a escrever o email. Não vai ao ERP por si.

Para a Crafteer.ai, o email e o WhatsApp são portas de entrada de um processo. O que nos interessa é tudo o que acontece entre a mensagem chegar e a resposta sair.

A diferença para o Zapier ou o n8n

O Zapier e o n8n ligam aplicações através de fluxos: quando acontece isto, faz aquilo. Funcionam muito bem em tarefas com regras fixas e dados sempre no mesmo formato, como passar os pedidos de um formulário do site para uma folha de cálculo.

Os pedidos de clientes raramente são assim. Um cliente escreve a referência no assunto. Outro manda a fotografia de uma lista feita à mão, outro reencaminha um PDF com três páginas, e há sempre quem peça «o mesmo da última vez, mas com mais dez caixas». Um fluxo de regras precisa de alguém que o desenhe para cada caso e que o corrija quando o formato muda. Quantos mais casos, mais fluxos para manter.

Na Crafteer.ai, o procedimento descreve-se como se explicaria a um colega que entrou esta semana, por palavras ou por voz. A IA lê o pedido tal como ele vem e segue os passos. Quando falta informação ou alguma coisa não bate certo, pergunta à equipa no chat em vez de adivinhar.

Então, o que é a Crafteer.ai?

Chamamos-lhe um ambiente de trabalho com IA para equipas comerciais e administrativas. A equipa trabalha num chat. A Crafteer.ai lê os pedidos, faz o trabalho nos sistemas que a empresa já usa e deixa à vista o que precisa de uma decisão. Pelo caminho, o CRM fica em dia.

Se a sua equipa passa boa parte do dia a copiar dados de emails para o ERP, é por aí que costumamos começar. Pode ver o percurso completo em Como funciona ou ler o guia sobre pedidos de orçamento por email.